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关于事业单位档案管理创新的思考21


摘 要:随着社会的高速发展和人口的快速增长,经济发展也需要跟上时代的步伐,因而事业 单位在大量涌现的同时,也在寻求着高效、便捷、创新的员工档案管理方法。而一直以来所 使用的传统的事业单位档案管理方法也体现出不同的弊端和问题,但苦于没有新的档案管理 方法出现,所以国内事业单位迫于无奈而一直沿用传统的管理方法。由于社会在不断进步, 传统的档案管理方法已经不能满足现代事业单位的运营效率要求,因而关于事业单位档案管 理的创新思考迫在眉睫。 关键词:事业单位;档案管理;创新思考; 一、前言 事业单位人员的档案管理是一个事业单位运营的最基本要求,一个事业单位只有做好档 案管理,才能拥有长期发展的资本。随着科技的进步和社会的不断发展,传统的事业单位档 案管理方法已经不能趋于现代化,因此必将遭到淘汰。而只有寻求新的档案管理方法才能保 证该事业单位能够继续立足于当代的经济发展潮流中。在新时期的事业单位建设中,如何寻 找到一个适合事业单位的档案管理方法是一个需要探讨的问题。而科技的发展必将是新档案 管理方法出现的垫脚石。 二、事业单位档案管理的基本概况 1.传统的事业单位档案管理模式存在的问题 从事业单位出现以来, 就一直在使用传统的档案管理模式。 所谓传统的档案管理模式是: 在新员工入职时发放给他们表格,新员工需要根据表格上的提示填写个人信息,填写完毕后 将表格上交给事业单位的档案部,由档案部进行审核和保存。这种方法一直沿用至今,不断 体现出其弊端。且不论发放给新员工表格需要大量的纸张,单就表格的收集与保存方面,就 存在着几个问题。一方面是在收集的过程中,由于收集人员的工作失误,可能会丢失或损坏 员工的表格,最后导致档案部的工作量增大,最重要的是很可能泄漏员工的个人信息,给员 工的人身和财产安全带来威胁。另一方面是在保存的工作中,由于档案部的工作人员工作量 较大, 在进行新员工的资料封存时将员工的个人信息标记错误 (即封皮信息与里面内容不符) , 导致后期员工档案提取工作难以进行。以上情况的出现,除了客观因素不可避免外,还存在 着主观因素:事业单位对档案管理人才的培养不重视。由于现在很多事业单位的档案管理方 法较为单一,因而许多事业单位对于档案管理人员的招聘就十分不认真,甚至很可能是从图 书馆招进的。这就导致了当下的事业单位档案管理模式存在弊端。 2.事业单位档案管理的创新的意义 就像一开始说的,传统的事业单位档案管理已经不能满足不断发展的当下形式了。因而 一个新的事业单位档案管理模式的出现是当下普遍的需求。新的事业单位档案管理模式的改 革就意味着新的招聘标准和新的管理制度的出现,为事业单位以后的人才招聘提供新的基本 规范。从细微处就能体现出一个单位的大的发展趋势,只有小的方面做好了,大的整体趋势 才不会太差。新的档案管理模式为事业单位的未来发展奠定了基础,是一个企业能够进步的 重要保证。因此事业单位档案管理的创新的重要性不言而喻。 三、事业单位档案管理的创新思考 1.事业单位档案管理的新模式 要想实施事业单位的档案管理的新模式,就必须先进行档案部的人员改革,招聘或培养 新的技术型人才。这些人才可以是国内招聘也可以是国外招聘。只要他们具有一定的资料管 理能力以及计算机的操作能力,都是符合基本标准的。最终面试时要注重其诚信程度,因为 档案管理人员是接触员工资料机会最多的人,也是泄漏员工档案最有嫌疑的人,因此档案部 员工的诚信素质是最高的要求。在招进了新的、符合要求的档案部员后,就要进行相关的档 案部工作的培训,这里要求培训师具有一定的经验,能够在每一点问题上做出回答。随后便

是档案管理模式的改革。在给员工发放表格的同时发放印好员工姓名和工作编号的档案袋, 由员工进行核实无误后将表格装入档案袋后,按照档案部发放的时间表,分批去档案部,亲 自上交档案。在上交时由档案部员在员工面前核查表格,确定一切信息无误后,档案部员将 员工的档案保存到档案室中。 这样便避免了传统的档案管理模式收集工作和保存工作的失误, 最大程度上保证了员工信息的安全性。 2.对事业单位档案管理的未来展望 在对事业单位档案管理模式的创新的基础上,我们还可以考虑采用一种新的档案保存模 式,那就是数字档案馆。在这个数字档案馆中,所有员工的档案资料都以数据的形式呈现, 这就省去了繁琐的文本档案管理和提取的工作步骤,提高了档案管理和提取的效率。在这个 数字档案馆中,只有档案部的工作人员有资格进入并进行档案的修改和整理,其余任何人都 不能进入数字档案馆。而员工的资料有变动的情况下,就需要员工报告上级,上级经过审核 后将员工资料有变动需要修改的地方以文字的形式交给档案部进行修改。同时,这个档案提 取也不是任何人都可以进行的,只有通过了上级的批准,才能对员工的档案进行提取。而提 取的过程也存在着严格的保密性。首先档案提取人必须手执上级盖章的凭条,到档案部申请 提取,这时档案部会给予提取人一个邮箱的帐号和提取密码(每个邮箱都只对应一个员工的 档案资料) , 提取人在数字档案馆的网站登录并提取员工的只读资料后, 一旦退出了这个网站, 其邮箱的提取密码会立刻改变,无法二次登录。若想再提取该员工的资料,则要再次进行提 取申请了。这就是数字档案馆严密的资料管理模式。 四、结语 由此看来,新的事业单位档案管理新方法的出现势在必行,而且一定会为事业单位的长 期的、良好的发展提供条件。但是社会是不断发展的,我们不能只满足于当前的形式,而是 需要不断创新并且不断改进当前的档案管理模式。现代社会中各国的经济发展是相互竞争也 是相互帮助的,我们生活在地球村中,可以向其他各国学习,积累经验,借鉴国外的事业档 案管理方法,将学到的知识结合到我国的实际情况中,不断改善当前的事业单位档案管理的 方法,为社会公益做出贡献。

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